作為活動人或活動主辦方到一個城市辦會展活動，常會被這些問題困擾。100人以上的活動需要報批嗎？500人活動要有哪些報批？500人以下的活動需要報批嗎？商場辦活動需要報批嗎？開業(yè)活動需要報批嗎？大型賽事活動報批流程是怎樣的？活動報批需要什么資料？上海、杭州、廣州、成都、深圳、重慶開展論壇活動需要報批嗎？
▲年會活動現(xiàn)場
會展活動是會議、展覽、大型活動等集體性活動的簡稱。其內(nèi)涵是指在一定的地域空間，圍繞特定主題，眾多人聚集在一起形成的、定期或不定期、制度或非制度的傳遞和交流信息的群眾性社會交流活動；其外延包括各種類型的博覽會、展覽會、展銷會、大中型會議、競技運(yùn)動、文化活動、節(jié)慶活動、廟會活動等。在大型會議活動的運(yùn)營管理中，報批是不可缺少的環(huán)節(jié)，且是如果不能成功報批還有可能讓活動出現(xiàn)臨時流產(chǎn)的情況。
根據(jù)《中華人民共和國行政許可法》第二十九條規(guī)定，公民、法人或者其他組織從事特定活動，依法需要取得行政許可的，應(yīng)當(dāng)向行政機(jī)關(guān)提出申請，待取得相關(guān)部門批準(zhǔn)后方可實施。我們一般常見的活動，需要報批的以公安、消防、文化和環(huán)衛(wèi)四個部門為主，其他的申報行政機(jī)關(guān)也有可能出現(xiàn)，但通常較少，以四者居多。
▲大型會議活動實拍
一、公安部門報批
為了保證各項大中型會議活動的正常進(jìn)行，維護(hù)社會治安秩序和公共安全，保護(hù)公民、法人和其他組織的合法權(quán)益，公民、法人或其他組織在舉行活動之前必須報縣級以上公安部門申請批準(zhǔn)。
通常來說，是否需要報批和向哪一級部門報批取決于會議活動的人數(shù)。參加人數(shù)在二百人以上三千人以下的，由縣（區(qū)）級公安機(jī)關(guān)許可；人數(shù)在三千人以上的，由地（市）級公安機(jī)關(guān)許可；跨地區(qū)的群眾性活動，由共同的上一級公安機(jī)關(guān)許可。活動申請所需要提交的文件資料有：
（1） 活動方案和說明；
（2） 活動安全保衛(wèi)工作方案；
（3） 場地管理者出具的同意使用證明；
（4） 申請人身份證明及無違法犯罪記錄等；
（5） 法律、法規(guī)和規(guī)章規(guī)定須經(jīng)有關(guān)主管部門批準(zhǔn)的活動，應(yīng)當(dāng)同時提交有關(guān)批準(zhǔn)文件。
在這其中，以活動安保工作最為重要，尤其是大型會議活動、大型會展活動，安保工作方案所需要包含的要點有：
（1） 活動的時間、地點、人數(shù)、規(guī)模、內(nèi)容及組織方式；
（2） 安全工作人員情況、數(shù)量和任務(wù)分配、識別標(biāo)志；
（3） 場地建筑和設(shè)施的消防、安全情況；
（4） 入場票證的管理、查驗措施；
（5） 場地人員的核定容量；
（6） 迅速疏散人員的預(yù)備措施。
以上方面最易被人疏忽的是入場票證的管理、查驗措施。特別是在舉辦各種類型的售票演出和活動的時候，入場票證必須經(jīng)過安全的防偽監(jiān)制，即便現(xiàn)場工作人員佩戴的工作證件也需要查驗。
二、消防部門審批
大型會議活動的組織除了安全問題，還有很重要的就是消防安全了。消防部門主要針對活動場地的消防設(shè)施和措施進(jìn)行審查，像戶外的空飄、氣球等方面也屬于消防的審查范圍。
具體來說，在各種大型會議活動中的舞臺或展位搭建方案，包括效果圖、平面圖、電路圖等都要經(jīng)過主管單位或消防部門的審批。
我國的消防法規(guī)定， 舉辦大型集會、焰火晚會、燈會等群眾性活動，具有火災(zāi)危險的，主辦單位應(yīng)當(dāng)制定滅火和應(yīng)急疏散預(yù)案，落實消防安全措施，并向公安消防機(jī)構(gòu)申報，經(jīng)公安消防機(jī)構(gòu)對活動現(xiàn)場進(jìn)行消防安全檢查合格后，方可舉辦。
三、文化部門報批
凡是有大型營業(yè)性演出的活動或活動中帶有表演內(nèi)容的活動，一般都需要提前經(jīng)過文化部門的審批。并且，根據(jù)《營業(yè)性演出管理條例實施細(xì)則》第三十條規(guī)定，任何單位舉辦營業(yè)性演出活動，都應(yīng)當(dāng)委托演出公司承辦，并按照規(guī)定辦理審批手續(xù)。營業(yè)性演出主要包括下列方式：
（1） 售票或者包場的；
（2） 支付演出單位或者個人報酬的；
（3） 以演出為媒介進(jìn)行廣告宣傳或者產(chǎn)品促銷的；
（4） 有贊助或者捐助的；
（5） 以其他經(jīng)營方式組織演出的。
其中，占用公園、廣場、街道、賓館、飯店、體育場（館）或者其他非營業(yè)性演出場所舉辦營業(yè)性演出活動的，應(yīng)當(dāng)報經(jīng)當(dāng)?shù)乜h級以上地方人民政府文化行政部門、公安機(jī)關(guān)和其他有關(guān)部門批準(zhǔn)。申請時應(yīng)提交的文件有：
（1） 演出申請書；
（2） 與演出相關(guān)的各類演出合同文本；
（3）演出節(jié)目內(nèi)容材料；
（4） 營業(yè)性文藝表演團(tuán)體的《演出證》。
四、環(huán)衛(wèi)部門審批
環(huán)衛(wèi)部門一般對會議活動的相關(guān)審批比較少，需要環(huán)衛(wèi)部門審批的會議活動主要是跟公共環(huán)境有關(guān)的，比如在會場附近區(qū)域懸掛橫幅、豎幅等可能影響市容的宣傳材料（會場所轄場地以內(nèi)不算）。
所以，大型會議活動報批最關(guān)鍵的還是在于公安、消防、文化部門，而報批成功也有兩個非常關(guān)鍵的工作，一是把握好時間，最好是盡量提早以備審批流程需要消耗的時間，不要錯過了最佳報批時間；二是準(zhǔn)備好材料，清晰了解活動當(dāng)?shù)夭块T一般需要查詢的材料，這些材料可以向場地方咨詢。
▲企業(yè)上市儀式活動現(xiàn)場
