一次活動(dòng)的成功與否，除了富有創(chuàng)意又合乎實(shí)際的策劃之外，其具體的實(shí)施安排也非常重要。會(huì)議期間的文化體驗(yàn)活動(dòng)主要安排如下。

（一）設(shè)計(jì)線路和擬定時(shí)間

文化體驗(yàn)活動(dòng)實(shí)例：第九屆亞洲傳媒論壇文化體驗(yàn)活動(dòng)線路安排表

▲文化體驗(yàn)活動(dòng)考察點(diǎn)——成都大熊貓繁育基地

文化體驗(yàn)活動(dòng)實(shí)例：杭州G20峰會(huì)夫人團(tuán)文化考察活動(dòng)線路策劃

杭州G20峰會(huì)期間，組委會(huì)為使外方代表團(tuán)團(tuán)長(zhǎng)夫人的考察活動(dòng)力求精確精美，針對(duì)杭州提煉了13條考察線路，前后80余次調(diào)整，形成100多套活動(dòng)策劃方案，形成各類工作方案120余套，匯報(bào)幻燈片材料22稿，印刷匯報(bào)手冊(cè)16稿，視頻匯報(bào)材料3套，最終敲定了浙江大學(xué)、中國(guó)美術(shù)學(xué)院、樓外樓三條線路。

▲杭州G20峰會(huì)主會(huì)場(chǎng)

線路一：9月5日上午10：00，在浙江大學(xué)，嘉賓出席了“艾滋病防治宣傳校園行——走進(jìn)浙江大學(xué)”活動(dòng)。活動(dòng)最后，嘉賓們?cè)诤灻�板上貼上紅絲帶，共同表達(dá)勸防治和抗擊艾滋病的堅(jiān)定支持和共同期待。

線路二：上午11：30左右，嘉賓蒞臨中國(guó)美術(shù)學(xué)院。嘉賓們觀看了“雨過(guò)天青”青瓷藝術(shù)展，欣賞了南宋青瓷文物龍泉官窯魚耳瓶和瓊式瓶，近距離觀看和感受近年該校師生作品，體會(huì)端莊秀美的中國(guó)青瓷的獨(dú)特韻味，一齊領(lǐng)略了青瓷、書畫、絲綢等中國(guó)傳統(tǒng)文化藝術(shù)魅力。在觀看“意象中國(guó)”書畫展時(shí)，中外嘉賓一起用毛筆書寫漢字“和”。

▲杭州文化藝術(shù)品——絲綢畫

線路三：在樓外樓，嘉賓一起享用午宴。樓外樓經(jīng)過(guò)半年多時(shí)間的改建，窗外的青山舟影、畫橋煙柳與室內(nèi)的中國(guó)文化渾然一體。現(xiàn)場(chǎng)精美的餐具和盤中美食與窗外的西湖美景，淋漓盡致地描摹了天堂杭州獨(dú)特的城市韻味。夫人團(tuán)在午宴的同時(shí)，觀看了一臺(tái)充滿江南韻味的中國(guó)傳統(tǒng)戲曲文藝演出。

▲杭州人文旅游景點(diǎn)——樓外樓

此外，組委會(huì)還充分考慮了元首夫人個(gè)性化行程。通過(guò)整合不同的杭州文化元素，制定了30余條個(gè)性化行程方案，涵蓋關(guān)食、購(gòu)物、觀光、文化體驗(yàn)等要素，成為各國(guó)元首夫人在峰會(huì)期間的旅游體驗(yàn)線路。

▲會(huì)議活動(dòng)禮品

（二）確定活動(dòng)參加人數(shù)

一般而言，文化體驗(yàn)活動(dòng)作為會(huì)議的子活動(dòng)，多在會(huì)議間歇或會(huì)后舉行，并非所有的參會(huì)者都能如期參加。因此，在舉行文化體驗(yàn)活動(dòng)之前，應(yīng)提前做好人數(shù)統(tǒng)計(jì)工作，根據(jù)報(bào)名人數(shù)提前安排好場(chǎng)地、車輛、票證、餐飲等服務(wù)。

（三）安排陪同人員

根據(jù)文化體驗(yàn)活動(dòng)的內(nèi)容、形式安排陪同人員。陪同人員一般包括：與參會(huì)者身份、職位相當(dāng)?shù)膶?duì)等領(lǐng)導(dǎo)、解說(shuō)員、攝影攝像人員、引導(dǎo)員或?qū)в稳藛T、隨車人員等。如果有外賓參加，還應(yīng)包括現(xiàn)場(chǎng)翻譯人員。在出發(fā)之前，各陪同人員應(yīng)做好相應(yīng)準(zhǔn)備，應(yīng)對(duì)各種可能出現(xiàn)的問(wèn)題。